こんにちは！オフィス 花の小庵です
前回の「整理」に続いて５Sについて綴っていきます
「整頓」
５Sの二つ目のSは「整頓」です
普段、漠然と「整理整頓」と言っていますが、整理と整頓は意味が違います
私は以前、漠然と使っており、意味を正しく理解していませんでした
それぞれの意味は
- 整理：必要なものと必要でないものを分け、必要でないものは廃棄する
- 整頓：必要なものを必要な時に必要なだけ取り出せるようにする
と分けて考えます
いきなり整頓をするのは無理がある場合が多く、整理をして、その後整頓をする、これが整理整頓です
ちなみに、きれいに並べられた状態、見栄えをよくした状態だけでは、整理整頓されているとは言えません
そこはご注意ください
整頓は、「必要なもの」を「必要な時」に「必要なだけ」取り出せるようにすることで、これにより効率よく作業をすることができるようになります
この「必要なもの」「必要な時」「必要なだけ」をどう考えればよいでしょうか
「必要なもの」
必要なものとは、使っているものですね、はい、簡単です
もう少し深堀してみましょう
なぜそれが必要なのでしょうか？どうしてそれが必要なのでしょうか？
一つ一つのものに問いかけをしていくと日が暮れてしまいますが、どれかひとつかふたつ手に取って考えてみましょう
いかがでしょうか？
いろいろな理由がでてくると思います
例えば、
- 使いやすいから
- 自分の要求を満たしてくれる機能があるから
- これがあると便利だから
- これが無いと仕事にならないから
- 特に理由はないが、昔から使い続けているから
など、みなさんそれぞれが、それぞれのものに対して必要と考える理由があると思います
そして共通することとして、おそらく愛着をもって使っているかと思います
愛着を持つことは、整理整頓をするうえで大切な気持ちです
また、あるものについては、こんなことはありませんか？
- 高価で購入したから
- 使いにくいけど、もったいないから
次回、ものを買うときには、買う前にちょっと考えてみてください
愛着をもって使っていけるかどうかを
それによって、無駄な買い物を避けることができるようになります
「必要なもの」は「愛着をもって使っているもの」と考えてもよいかもしれません
「必要な時」
必要な時とは、どんな時？
はい、使うときですね
では、いつ使いますか？
それぞれのものについて、使うときはいつなのか、考えてみてください
こんなふうに分けられますでしょうか？
- 毎日使う
- 一週間に数回使う
- 一か月に数回使う
- 年に数回使う
- いつか使う（だろう）
この仕分けをすると、収納スペースの使い方が簡単に決まります
毎日使うものは、収納する必要はない、もしくは収納スペースの一番取り出しやすい場所を確保してあげてください
毎日使うのであれば、収納も取り出しも、他のものより優先すべきです
そして順番に、一週間に数回使うもの、一か月に数回使うもの、年に数回使うもの、とどんどん収納スペースの奥へ入れていきます
（片づける順番は、奥からになるので、年に数回使うものから入れていきましょう）
そして、いつか使う（だろう）ものは、
「整理」の段階で、必要か必要でないか判断するための猶予期間を設け、その期日が貼り付けられています
それに合わせて順番に収納スペースに入れていき、期日が近づいてきたら手前に移動させます
それが面倒であれば、収納スペースには入れず、段ボールなどに入れ常に目に付くところに置いておくのもありです
（そのほうが決断しやすくなるかもしれませんね）
「必要な時」は、それぞれ使う頻度を明確にすることです
「必要なだけ」
必要なだけ、というのは、使う分、使う量だけ、ということですね
毎日使うものだけど、使う量はわずかなのに、毎日在庫すべてを取り出すのは大変ですよね
簡単に言うと、そういうことです
そのためには
- 一回の分量ずつ小分けにしておく
- 一回の分量を取りだせる容器を決めておく
- 一回の分量を表にして、収納ケースに貼っておく
などの工夫で、効率よく、間違いなく、「必要なだけ」取り出せるようにすることができます
「必要なだけ」は、ひと工夫が必要になります
オフィス 花のお客様は、身近な個人経営の方です
工場などでは当たり前のように実践されている５Sは、どんなところでも活用できる考えです
もちろんあなたの仕事にもです
ぜひ５Sを実践していただき、その効果を実感してもらいたいと思っています
私たちでよければ、ぜひお手伝いさせてください
2019年1月
小庵 !(^^)!
